WebConférence
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L'application mobile "Jitsi Meet" est utilisable pour simplement rejoindre un salon.
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Avertissement
Conformément à la circulaire n°6518-SG du Premier ministre,
le service sera prochainement fermé au profit de la solution de visioconférence Visio, qui devient la solution de référence pour l'ensemble des services de l'Etat et des organismes sous sa tutelle.
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Nouvelles fonctionnalités
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Vous retrouverez ces informations sur OSMOSE, TCHAP et la newsletter de la DINUM.
La dernière version stable du 27 décembre 2021 renforce le caractère collaboratif et participatif de la webconférence de l’Etat. En effet, elle propose aux participants du salon la possibilité de :
Lancer des sondages depuis le panneau "Chat".
Réagir depuis la barre d’outils –flèche au-dessus de la main- à l’intervention en cours au moyen d’effets sonores.
Disposer, pour le modérateur, de possibilités renforcées de gestion des participants depuis le bouton « participants
» de la barre d’outils soit pour :
Créer des salles annexe (puis les supprimer)
par exemple pour favoriser des échanges en sous-groupes ou garantir une nécessaire confidentialité entre participants d’un même salon.
Gérer plus simplement les micros et caméras des participants
La salle de pré-séance : avant de rejoindre chaque conférence, l’utilisateur arrive sur un page qui lui permet, si nécessaire, de configurer son microphone, sa caméra ou ses préférences (indiquer son nom, son service,…).
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Fin de session
Vous avez été redirigé vers la page d'accueil car votre session a expiré.
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Afin d'optimiser le confort de vos différents échanges, le nombre de participants maximal par conférence est limité à 50.
Foire aux questions
Technique : prérequis
Prérequis réseau
Si vous êtes connecté depuis internet :
Ouvrir les flux de données (http et HTTPS, port TCP/80 et TCP/443) vers l’adresse IP publique 194.5.170.177
Ouvrir les flux audio/vidéo (UDP ports 10000 à 10010) vers l’adresse IP publique 194.5.170.177
Autoriser l’accès HTTP/HTTPS vers le nom de domaine webconf.numerique.gouv.fr et tous ses sous-domaines
Si vous êtes connecté depuis le RIE :
Merci de nous
contacter
pour obtenir plus d'informations sur la procédure à suivre
Prérequis poste de travail
PC Windows (LINUX possible) de moins de 4 ans.
CPU > 2 GHz / RAM > 4 Go
Navigateur : basé sur la dernière version de Chromium et optimisé pour la version en production (Chrome/Edge chromium, Chromium). Ou encore la dernière version stable de Firefox
Camera HD, caméra grand angle pour des assemblées de quelques dizaines de personnes
Casque audio (casque de smartphone suffisant)
Prérequis pour organiser un salon de WCE
Disposer d’un poste de travail muni d’une caméra (préférable), d’un microphone (indispensable) et munissez-vous également d’un casque de smartphone.
Avoir créé le lien de la réunion : adresse du service associée au nom du salon créé ou à créer selon que l’on invite une fois ouvert ou à l’avance (exemple de lien :
Avoir, dans tous les cas, informé au préalable les participants de la date/heure de la réunion et leur avoir communiqué le lien créé pour leur permettre de rejoindre le salon.
Paramétrer son micro, sa caméra et ses hauts-parleurs.
Les menus déroulants, accessibles depuis l’interface JITSI-MEET, permettent de sélectionner le matériel que vous voulez utiliser pendant votre web conférence.
Il est également possible de régler les paramètres de vos périphériques via
Impossible d’accéder à votre caméra ou à votre micro ?
Vérifiez avec votre assistance de proximité que vous avez la permission d’utiliser le microphone et la caméra sur votre poste de travail.
Erreur lors de l’obtention de la permission du micro / de la caméra.
Vérifier que votre micro ou votre caméra sont autorisés dans les paramètres de votre navigateur, puis rechargez la page dans votre navigateur.
Fonctionnel : Comment faire ?
Comment créer un salon ? (possibilités réservées à l’agent organisateur des services de l’Etat)
Depuis le RIE au bureau
Saisir l’URL :
Saisir le nom du salon (10 caractères alphanumériques dont 3 chiffres) ou générer le nom du salon
Cliquer sur rejoindre
Autoriser le partage du micro et celui de la caméra
Depuis le RIE hors bureau
Se connecter au RIE (VPN, …)
Saisir l’URL :
Saisir le nom du salon (10 caractères alphanumériques dont 3 chiffres) ou générer le nom du salon
Cliquer sur rejoindre
Autoriser le partage du micro et celui de la caméra
Depuis Internet
Procédure avec adresse mail professionnelle
Saisir le nom du salon (10 caractères alphanumériques dont 3 chiffres) ou générer le nom du salon
Cliquer sur rejoindre
Renseigner son adresse de messagerie professionnelle pour vérification
Copier dans sa boite mail professionnelle le code reçu par mail
Coller le code reçu par mail dans la boite de dialogue affichée à cet effet, cliquer sur entrée
Autoriser le partage du micro et celui de la caméra
Comment rejoindre et participer à un salon ? (pour tous)
Depuis un navigateur web
Disposer du lien du salon à rejoindre (envoi par mail, messagerie instantanée...)
Être connecté en réseau distant (RIE, internet)
A la date/heure de la réunion, cliquer sur le lien
Selon le navigateur, saisir ou coller le nom du salon reçu sur la page d’accueil de la WCE
Autoriser le partage du micro et celui de la caméra pour entrer dans le salon
Depuis un téléphone
Composer le numéro de téléphone +33 9 72 55 29 49
À la fin de l'annonce, rentrer le code à 10 chiffres qui vous a été communiqué par l'organisateur de la réunion et finir par #
Comment quitter un salon ?
Pour sortir d’un salon, il faut raccrocher systématiquement (cliquer sur le téléphone rouge) ou au moins cliquer sur la croix du navigateur (fermer la fenêtre).
Comment inviter des participants ?
Vous avez créé le lien de la réunion et soit :
Ouvert le salon, alors le menu inviter participant
permet copier le lien de la réunion ansi que le numéro de téléphone et le code associé
Planifié le salon, alors vous adresser via votre messagerie professionnelle une invitation à la date/heure normalement convenue à l’avance avec eux
Je suis entré dans le salon, je ne peux pas partager ma caméra et /ou mon micro. Comment faire ?
Je contacte mon assistance informatique de proximité car j’ai vraisemblablement un paramétrage windows ou de mon navigateur qui ne me permet pas d’utiliser le service.
Je suis entré dans le salon, j’ai un écran noir et/ou pas de son. Comment faire ?
J’ai oublié de partager ma caméra et mon micro en entrant dans le salon : je me déconnecte et recommence la procédure
J’ai oublié d’ôter le cache de ma caméra, de monter le volume de ma carte son
: je vérifie et le cas échéant, j’ôte le cache de la caméra et/ou j’augmente le son
Je dois paramétrer ma caméra ou mon micro (voir prérequis poste de travail)
La version de mon navigateur ou mon navigateur est incompatible avec la version en production de l’application : je vérifie les prérequis « poste de travail »
En survolant ma vignette (en haut à droite) je m’aperçois qu’aucun flux ne circulent (N/A) sur la ligne débit (montant ou descendant) : je contacte mon assistance informatique, il est vraisemblable que mon réseau local doive être configuré (ouvrir les flux audio et vidéo notamment)
Généralités l’usage du service
Quelle est la limite en nombre de participants de la WCE ?
Le logiciel est indiqué pour des groupes de travail de quelques unités, pour des échanges de pair à pair (transversaux). Il n'est pas conseillé pour des usages de type webinaire. Ainsi, la taille d'une conférence est limitée à 50 participants.
Quelle est la durée de vie d’un lien / d’un salon sur la WCE ?
Un salon est créé sitôt l’entrée du 1er participant (son organisateur) et est supprimé sitôt la sortie du dernier participant (dernier agent de l’Etat) connecté au salon.
Peut-on programmer une webconférence ?
Une des valeurs métier forte de la WCE est de fonctionner sans réservation en proposant un accès de n’importe où, à n’importe qu’elle heure, depuis tout type d’appareil aux agents des services de l’Etat. Il est toutefois possible de programmer à l’avance vos réunions en créant le lien du salon puis en le diffusant aux participants avant la date/heure choisie pour la réunion. Le lien du salon, le numéro de téléphone ainsi que le code associé restent permanents, vous pouvez programmer plusieurs réunions (journalières, hebdomadaires.. ) avec le même lien, numéro de téléphone et code.
Comment bien organiser sa webconference ?
Les règles d’organisation auxquelles il peut être fait référence sont celles de la réunion virtuelle / du salon, soient:
Un ordre du jour préétabli
Une réunion de moins de 60 mn (90 mn est un maximum)
Des interventions courtes (pas de digression)
La bienveillance plutôt que la défiance entre les participants (id on s’écoute avec bienveillance)
Respect des droits individuels RGPD/CNIL
Le service est-il sécurisé ?
Le service est homologué depuis juillet 2016 et la décision est régulièrement révisée à chaque évolution de l’architecture de la solution ou de son périmètre. Il fait l’objet d’au moins une étude de sécurité et d’un audit d’architecture et d’un plan de réduction des risques annuels qui sont systématiquement soumis aux avis de l’ANSSI et du fonctionnaire à la sécurité des SI des services du 1er ministre. La solution basée sur un logiciel libre est maîtrisée, opérée et hébergée par les services de l’Etat (SNUM du MTE et DINUM). Les flux échangés (montant/descendant) sont intégralement chiffrés entre les postes clients via le serveur central, les flux externes (internet) sont isolés des flux internes (RIE).
Quelle est l’autorité d’homologation du service ?
La webconférence est un service interministériel. Le directeur de la DINUM, président du COSINUM, est l’autorité d’homologation pour les services de l’Etat.
Quel type d’échange est-il possible d’avoir sur la WCE ?
Son utilisation est réservée pour des échanges usuels tenus par les agents entre eux, avec les partenaires de l’administration comme les opérateurs de l’état ou les collectivités locales, ou les usagers (citoyens, entreprises, associations). Ces échanges qui se déroulent habituellement de manière orale téléphonique ou par courriels comprennent notamment des échanges de données personnelles qui peuvent nécessiter une protection mais ne constituent pas des données protégées au sens de l’instruction interministérielle du 28 janvier 2015 II920 (c.f. décision d’homologation en vigueur).
Quels sont les principaux points de vigilance à observer pour utiliser en toute sûreté ce service ?
Création du salon : évitez d’utiliser toujours les mêmes noms de salon. Les salons permanents sont proscrits : les salons demeurés ouverts et sans activité sont automatiquement fermés. Protégez votre salon par un mot de passe communiqué aux participants pour encore mieux garantir sa confidentialité.
Durant le salon : n’échangez pas d’information confidentielle voire sensible au moyen du tableau blanc.
Sortir proprement du salon : raccrochez (cliquer sur le tél. rouge) ou fermez la fenêtre (cliquer sur la croix). En effet vous risquez d’être écouté et regardé à votre insu tant que vous n’aurez pas quitté proprement la conférence
Comment faire pour signaler un problème de sécurité informatique lié au service ?
Le portail du service propose un mèl de contact dédié à la remontée des signalements et des alertes de sécurité informatiques directement vers les responsables sécurité du MTE et de la DINUM.
Ce service est-il conforme au respect des droits et des libertés individuelles ?
Le processus d’homologation comporte systématiquement l’examen du respect des droits individuels, de la protection des données personnelles et des possibilités d’exercice de ces droits sous l’autorité du délégué à la protection des données des services du 1er ministre.
Comment faire pour signaler un problème ou exercer mes droits individuels ?
Le portail du service propose un mèl de contact dédié aux demandes ou signalements des utilisateurs du service en ces matières. Ces remontées sont ainsi directement adressées au responsable produit DINUM et au délégué à la protection des données des services du 1er ministre.